町職員のメール対応について

要旨

役場職員のメール対応について2点、指摘させて頂きます。
(1)
問い合わせ内容に対し、すぐに回答できない場合は、「メールを受信した旨（提案を拝受した旨）」と、「回答には少しお時間を頂く旨」を記したメールをまずは返信すべきではないでしょうか。
(2)
町長の手紙の回答を頂く時の文言について、多少「言葉足らず」ではないでしょうか。「完全一方通行」なメール内容であり、質問や問い合わせを受け付ける気もない印象さえ感じ、広報情報係が「単に送信する仕事をこなしただけ」と連想されてしまいます。

回答

このたびは、観光施策に関するご提案をお寄せいただき、ありがとうございました。
ご提案をいただいたにもかかわらず、受信した旨のご連絡もできず、ご不安とご不快な思いをおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。ご指摘のとおり、すぐに回答できない場合であっても、まずはメールを受け取ったことと、回答までに時間をいただく旨をお伝えするべきでした。今後は、提案やお問い合わせを受けた際には、速やかに受信した旨と回答時期の目安をお知らせするよう、再度、職員に指導してまいります。なお、現在の状況につきましては、いただいたご意見を踏まえ、関係者や関連施設等に確認しながらご提案内容について検討しているところです。改めていただいた町長への手紙の回答として、改めてご連絡させていただきます。
また、「町長への手紙」の回答文書を送付するメール本文についても、配慮が十分ではなかったと受け止めております。今後は、内容確認のお願いや、不明な点があればお問い合わせいただける旨を分かりやすく記載し、より丁寧な案内に改めてまいります。回答にあたっては、担当部署からの回答案を総務課で確認し表現を整えておりますが、ご質問に対する回答にずれが生じないよう、今後より丁寧に確認をしてまいります。

（お問い合わせ）
総務課 広報情報係 Tel62-9321​